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Description technique d'ACLCE Win


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I - Les Bénéficiaires des activités : les salariés et leur famille

II - Les Activités Sociales et Culturelles

     - Paramètres Communs
     - Inscriptions et confirmations
     - Editions

III - La Comptabilité

IV - Les Chèques Vacances

V - Les Jouets / Cadeaux

VI - La Médiathèque

VII - L'Automatisation Bancaire


 Principes généraux de l'application

 Le logiciel ACLCE Win permet : Exemple : M. GAUBERT achète au C.E. :
ACLCE traduit ces informations par des écritures comptables 100 % conformes aux normes officielles, même si l'on ne maîtrise pas la comptabilité, écritures faisant que :
Par ailleurs, des compteurs, par exemple "C" ("Culture") et "BS" ("Billetterie Sportive"), auront enregistré respectivement 4 places et 8 € de subvention "C", puis 2 places et 6 € de subvention "BS" pour M.GAUBERT.

Par une généralisation des principes simples illustrés ci-dessus, ACLCEWin se charge :


LES BENEFICIAIRES : Ouvrants-Droit & Ayants-Droit

INFORMATIONS GEREES :
EDITIONS :

Toutes les éditions sont paramétrables au niveau de la sélection des informations et du tri.

Certaines autorisent une personnalisation de la présentation et du contenu des colonnes.

Toutes les éditions sont facultativement visualisables à l’écran avant impression : Exemple : Liste (ou étiquettes, ou courriers...) des salariés ayant au moins 6 mois d’ancienneté et au moins un enfant né entre le 25.12.85 et le 24.12.99, avec classement de cette édition par lieu de travail puis par ordre alphabétique ...

STATISTIQUES :

INTERFACES AUTOMATIQUES AVEC LES AUTRES MODULES DE ACLCE Win.


LES ACTIVITES SOCIALES & CULTURELLES
QUELLES ACTIVITES PEUT-ON GERER AVEC ACLCE Win ?

Liste non exhaustive : En fait, ACLCE Win gère un très grand nombre d'activités très différentes, des plus simples aux plus complexes. Cette diversité est rendue possible par la richesse des paramétrages différents.

Paramétrages prenant également en compte les particularités liées :


PARAMETRES COMMUNS AUX DIVERSES ACTIVITES

Le paramétrage des activités dans le logiciel ACLCE Win autorise les notions de :

1 - CONDITIONS D'ACCES A L'ACTIVITE
2 - REGLES DE PLAFONNEMENT AUTOMATIQUE
3 - HISTORIQUE
4 - BAREME DE SUBVENTION
5 - COMPTABILISATION AUTOMATIQUE


1 - CONDITIONS D'ACCES A L'ACTIVITE : " règles de droit "

Règles définissant "qui peut participer à cette activité ?"

Exemples :
- cette colonie est réservée aux enfants de 8 à 12 ans
- ce voyage n'accepte pas les inscriptions d'enfants
- cette prestation est réservée aux ouvrants-droit ayant plus de 6 mois d'ancienneté

2 - PLAFONNEMENT AUTOMATIQUE :

Règles définissant un maximum de subvention cumulée

Il est possible de choisir un ou plusieurs critères soumis à plafonnement :

 Le plafonnement est calculé soit sur une même activité, soit sur des activités reliées entre elles par une notion de type "famille d'activités".

Exemples :
- le C.E. subventionne 15 places de cinéma maximum par an - le C.E. subventionne 2 dossiers Vacances Familiales par an, à concurrence de 20 jours par an, et avec un plafond de 1.000 € maximum par an et par famille

3 - HISTORIQUE

Chaque confirmation d'activité pour un bénéficiaire est mémorisée dans un historique statistique qui conserve toutes les informations de chaque dossier d'inscription.

Cet historique permet trois fonctionnalités distinctes :
4 - BAREME DE SUBVENTION :

Dans chaque cas où le C.E. décide une modulation de la subvention, il est possible de créer des barèmes offrant un calcul automatique de l'aide allouée, en fonction, par exemple :
5 - COMPTABILISATION AUTOMATIQUE :

Chaque fiche activité contient les paramètres nécessaires à la génération des écritures comptables consécutives aux confirmations d'inscriptions :

INSCRIPTIONS ET CONFIRMATIONS

La saisie des dossiers de participation des bénéficiaires aux activités est possible soit en mode "inscription" (non encore confirmée), pour enregistrer de simples demandes dans le but, par exemple, de classer ces demandes par priorités; soit en mode "confirmation", quand la demande est satisfaite, immédiatement ou plus tard.

A chaque saisie de dossier, il est possible : Sur les séjours en location, une fonction PLANNING (version Major) permet de vérifier les disponibilités.

Pour les activités de type SUBVENTION VERSEE ou BON D'ACHAT, il existe également un mode d'attribution automatique appelé TRAITEMENT PAR LOT, qui évite des saisies manuelles répétitives fastidieuses ; Exemple : affectation automatique d'un Bon d'Achat pour Noël à tout enfant de tel à tel âge.


EDITIONS SUR LES ACTIVITES


Listes de propositions de prioritaires (versions Major) :
édition des demandes d'inscriptions relatives à une activité, ou bien un groupe d'activités (ex : ensemble des demandes en Vacances Familiales de l'été prochain) classées sur divers critères comme l'historique des participations antérieures (jusqu'à 5 ans en arrière)
    - avec possibilité de départager les ex aequo
    - et possibilité de pondérer l'ancienneté de l'historique (un voyage fait il y a 3 ans pénalise moins qu'un         voyage comparable fait l'an dernier ...)
    - ou bien l'âge des inscrits (par exemple pour les colonies)
NB : sur les factures de confirmation d'activité, il est possible de préciser si l'on souhaite, ou pas, l'impression de mentions telles que :



COMPTABILITE GENERALE, ANALYTIQUE et BUDGETAIRE

Ce module de ACLCE Win est fourni avec des modèles de plans comptables, des modèles d'écritures, et intègre la totalité des besoins comptables identifiés au niveau d’un C.E., quelle que soit sa taille : mais aussi :
ENTREE DES INFORMATIONS COMPTABLES : deux sources distinctes ...
(fonction lettrage simultané dans les saisies de règlements sur comptes de tiers)

RESTITUTION DES INFORMATIONS COMPTABLES :

A L’ECRAN :
A L’IMPRIMANTE :
COMPTABILITE ANALYTIQUE :
Elle fournit une analyse, plus fine que la Comptabilité Générale, des CHARGES et RECETTES du C.E., en offrant un véritable COMPTE DE RESULTAT pour chaque ACTIVITE, et pour chaque COMMISSION, avec détail des CHARGES au DEBIT, Détail des PRODUITS au CREDIT, et donc SOLDE " débit – crédit " représentant le coût réel en subvention.
LE BUDGET :

Une saisie du BUDGET (= Subvention allouée) par Activité, ou plus simplement par Commission, permet d’indiquer au logiciel les prévisions de subvention telles qu’elles ont été votées par les élus.
Ensuite, une édition de BALANCE BUDGETAIRE, et une interrogation écran, permettent d’obtenir une situation comparative immédiate et permanente entre :
- Prévisions d’une part : le BUDGET
- Réalisations d’autre part : l’ANALYTIQUE
- avec mise en évidence des écarts, aussi bien :
- en global : tableau de bord synthétique, par Commission (ou sous-commission, ...)
- qu’en détail : analyse fine par activité.

COMPTE UTILISATEUR :
Toutes les écritures de chaque Ouvrant-Droit sont récapitulées sur un compte individuel, avec lettrage.
Edition facultative de relevés individuels de fin de mois (tenant compte des éventuelles dates d’échéances pour les paiements échelonnés).
Relances sélectives pour les retardataires dans leurs règlements.
En OPTION : module AMB (Automatisation des Mouvements Bancaires) pour émettre des disquettes bancaires (prélèvements, virements) et des lettres-chèques ; ce module génère également les écritures comptables des règlements concernés.


CHEQUES VACANCES de l'ANCV

Module optionnel offrant le traitement des Chèques Vacances selon diverses formules :


JOUETS / CADEAUX

Module optionnel qui permet de gérer les cadeaux destinés aux enfants et aux adultes : Jouets de Noël, Fête des mères, Fête des pères ...

GESTION DES JOUETS ET DES CADEAUX
SAISIE DES CHOIX
EDITIONS
AFFECTATION PAR DEFAUT DES JOUETS/CADEAUX

Pour les bénéficiaires qui n'ont pas émis de choix, attribution automatique d'un cadeau ou bon.


MEDIATHEQUE

Module optionnel destiné à la gestion des bibliothèques, discothèques et vidéothèques des C.E.

Il est interfacé en amont avec la gestion des ouvrants-droit (les emprunteurs potentiels), et en aval, si nécessaire, avec la comptabilité du Progiciel ACLCE Win.

GESTION DES FICHIERS DE BASE
GESTION DES EMPRUNTS
GESTION DES ABONNEMENTS
EDITIONS DIVERSES


AUTOMATISATION DES MOUVEMENTS BANCAIRES (A.M.B.)

Le module Automatisation des Mouvements Bancaires assure plusieurs fonctions : Dans ces trois cas, les écritures de règlement sont passées automatiquement en comptabilité, et les comptes de tiers correspondants sont automatiquement lettrés.
Le fonctionnement de ce module est divisé en trois étapes : Ce module peut être utilisé, par exemple, dans les cas de figure suivants :
La domiciliation bancaire des ouvrants-droit et des fournisseurs est indiquée par une fenêtre spéciale AclceWin, qui permet de saisir les "RIB".

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